効果的な売掛金回収のための１０のポイント
支払い期限の過ぎた債権を効率的に回収し、キャッシュフローを常に正常な状態に保つのは、今や企業にとっては生命線とも言えるほど大切な活動です。期限通りに回収された売掛金は、製品開発や人材補強、長期的なマーケティングプラン、戦略的な価格設定などに有益に活用することが出来ます。しかし昨今では消費者保護の傾向は強まる一方ですし、現行の法制度では債務者保護に重点が置かれているため、これらが債務者の足枷ともなり、企業の競争力を鈍らせる遠因にもなりかねません。いかに挙げるポイントは、このような状況を生き抜くためCCAA*が提案しているものです。
＊商用債権回収協会：CCAA（The Commercial Collection Agency Association）
米国商法同盟に認定を受けた唯一の団体で、特に選び抜かれたコレクション∙エージェンシーのみからなる団体です。債権回収業の更なる発展を目指し、教育活動や法整備などを行っています。
1. 顧客があなたの会社の支払規定を熟知しているとは思わないように
どの業界にもそれぞれに通例として認識されているものはありますが、当然、個々の企業によって細かい規定は違っています。後々の誤解を避けるためにも、予め支払規定についてはきちんと顧客に納得をしてもらえるように説明をしておくことが大切です。支払期限が過ぎてしまった際、改めて規定について説明をすることが、スムーズな支払いを促す第一歩となります。
２．個々の顧客の支払いパターンを知ること
新しい顧客の信用性が確立されるまでは、支払いサイトが長くされることはありません。しかし一旦、支払いに対する信用が確立された後でも、個々の顧客の正確な支払期日を記録し続けることが大切だと言えるでしょう。もし、通常の支払いのパターンに何らかの変化が見られた場合、あるいは支払いが遅延し始めた場合には早急にフォローをしなければなりません。
３．市場動向
企業が変化をしていくのと同様に、市場も業界のトレンドも変化をしています。これらの変化はある日突然、企業の財政状況に影響を及ぼす場合もあります。常に特定企業の動向に注視し、市場の変化が自社にどのような変化を与えるかを予測することが大切です。
４.経済状況が不安定な時期には、売掛金回収もより厳しく行うこと
業界動向の変化によりビジネス状況が不安定になった場合には、売掛金の回収もより敏速に行わなければなりません。突然の状況変化に対応できなかったとしても、規定どおりに回収が出来ていれば損失は最小限に抑えられるはずです。まずは督促状の内容を、もう一段階強い調子に書き換えてみてはいかかでしょうか。
5. 支払いサイトの延長には慎重に
支払いサイトの延長を依頼してきた顧客には特に注意を支払ってください。そのような依頼には慎重に対応すべきです。顧客との交渉窓口となる営業部に対しては、取引の際に安易に支払いサイト延長の許可をしないようにと徹底させるべきでしょう。
６．分割払い
分割払いを続けていれば、少なくとも債務者は支払いの意思を見せることができます。しかし、あなたは全額回収の努力を鈍らせる必要はないのです。受け取り確認をすると同時に、残額と支払プランをフォローアップし、残金支払いの前倒しが可能かどうかを打診してみましょう。
７．回収のスケジュールは短めに
未払いのある顧客に対して今後も信用取引を継続するならば、支払期限は短くすべきです。特にあなたの会社との取引が、全体に大きな割合を占める顧客企業に対しては、はっきりとした態度をとることによって事態が改善されることは多いはずです。
8. 話し合いの可能性を残しておくこと
未払い企業とのコンタクトが可能な限り、回収の可能性は失われてはいません。常に、意思決定権のある相手とコンタクトをとるようにし、さらに直接面会して支払計画について話し合うようにしましょう。
９．クレームを理由に支払い拒否をされた場合には
商品やサービスの質、発送の遅れや値段などを理由に支払いを拒否している場合、出来るだけ早く折り合い点を見つけるようにしましょう。このような部分的なクレームで、支払い全体が滞らないようにしたいものです。クレームのある部分に対しては話し合いの余地があることを伝えた上で、まずは問題のない部分に対する支払いを早急にしてもらうよう、要求しましょう。
１０．全て手を尽くした後には
どのような手を尽くしても、売掛金の回収を出来ない場合はもちろんあります。
その場合、第三者であるコレクション∙エージェンシーに依頼をする手段もご検討下さい。より確実に回収を行うためにはタイミングが非常に重要になってきます。専門のエージェンシーに依頼をする目安としては １）支払期限を過ぎて９０日から１２０日の間 ２）社内での督促作業が負担となってきた場合 ３）顧客の態度に不誠実なものがある場合の三点となるでしょう。
回収を実現化するための具体的なアクションは出来るだけすぐに起こすようにし、未回集金として抹消する額を少しでも減らし、企業活動のために有効に使えるようにしたいものです。
